هر کدوم از ما وظایف و برنامه‌های شخصی‌ای داره که روزانه باید بهشون عمل کنه؛ علاوه‌بر این در جامعه و خانواده هم نقش‌هایی داره که باعث میشه مسئولیتی در قبال اون‌ها داشته باشه. به طور کلی وجود انسان دارای ابعاد متفاوتیه که هر کدوم از اون‌ها نیازمند توجه و تقویت هستن. محدویت زمان، سرمایه و انرژی انسان باعث میشه تا رسیدن به تمام این وظایف و ابعاد برای هر فرد تبدیل به یک چالش و در نهایت هدف بشه. آدم‌های متفاوت راه حل‌های متفاوتی رو برای حل این چالش به‌کار می‌گیرن و نتایج مختلفی رو به‌دست میارن؛ اما موضوعی که ثابت شده اینه که برنامه‌ریزی نقش اساسی رو در رسیدن به موفقیت داره؛ به‌طوری که موفقیت در این موضوع بدون داشتن برنامه ریزی درست تقریبا غیرممکنه. البته داشتن یک برنامۀ اساسی بخش مهم کاره. حالا سوال این‌جاست که چگونه برنامه ریزی کنیم که بهترین نتیجه رو بگیریم؟ با مجموعه دویتنس همراه باشید!
برنامه ریزی یعنی چی؟
برنامه ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش؛ در این فرایند فرد با تعیین هدف، منابع، چالش‌ها و راه حل‌های جایگزین، یک برنامۀ مدیریت شده طراحی میکنه و جلوی هدر رفتن انرژی، منابع و در صورت روبه رو شدن با موانع جلوی سردرگمی رو می‌گیره و به موفقیت نزدیک‌تر میشه. اهمیت برنامه ریزی اونقدر زیاده که عضوی جدانشدنی از زندگی افراد موفق شده و نقش کلیدی رو در سبک زندگیشون به عهده داره. اما به هر حال شروع به انجام هر کاری، سخت و پیچیده‌ست. در ادامه سعی کردیم تا برنامه ریزی اصولی رو با زبان ساده و توی چند گام توضیح بدیم.
چگونه برنامه ریزی کنیم تا بهترین نتیجه رو بگیریم؟
گام‌های ساده زیر رو دنبال کنید تا همراه هم یاد بگیریم که چگونه برنامه ریزی کنیم که بتونیم به درستی بهش عمل کنیم و نتیجه خوبی بگیریم.
گام اول: شناخت خود
قبل از هر کاری باید خودمون رو به طور کامل بشناسیم. منظور از شناخت خود شناخت توانایی‌ها، استعدادها، مهارت‌ها، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، عادات و … است. با شناخت خود می‌تونید برنامه ریزی درستی داشته باشید و بهتر بهش عمل کنید.
گام دوم: مشخص کردن اهداف
در این مرحله باید تمام اهداف کوتاه مدت و بلند مدتتون رو بنویسید. حتی اون اهدافی که احساس می‌کنید دستیابی بهشون محاله. برای انجام این کار ۱۵ دقیقه تمرکز کنید و هر چیزی که به یاد آوردید رو بنویسید (ممکنه در طول روز باز هم مواردی به ذهنتون برسه؛ اون هارو هم اضافه کنید). اهداف شما باید به دسته‌های روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه و بلندمدت تقسیم بشن.
گام سوم: نوشتن کارهایی که برای رسیدن به هدفتون لازمه.
توی این مرحله باید تمام کارهایی که شمارو به هدفتون نزدیک میکنه رو یادداشت کنید. در آخر اونارو اولویت‌بندی کنید تا در صورت کمبود وقت، کارهای کم‌اهمیت‌تر رو کنار بگذارید. بخشی از این کارها شامل کارهای روزانه میشن که تقریبا هر روز باید انجام بشن و بخشی درباره کارهایی هست که نیازی به تکرارشون نیست؛ اما همه رو یادداشت کنید.
گام چهارم: برنامه روزانۀ فعلیتون رو مشخص کنید.
بله درسته؛ شما تازه می‌خواید برنامه ریزی رو شروع کنید و تا حالا برنامه‌ای نریختید! اما به طور کلی بعضی از فعالیت‌ها قسمتی از زمان شمارو مدیریت می‌کنن و تو این مرحله شما باید پیداشون کنید. به عنوان مثال اگر شما دانش‌آموز یا کارمند باشید بخش مشخصی از زمان روزانتون رو در محل کارتون می‌گذرونید. بخشی از زمانتون برای رفت‌وآمد مصرف میشه. شما به عنوان فرزند یا پدر و مادر وظایفی دارید که باید زمانی از روزتون رو بهشون اختصاص بدید؛ مثل رسوندن بچه‌ها به مدرسه، رسیدگی به امور آموزشی و…. فعالیت‌های اجتماعی یا هر موضوعی که به صورت روزانه ازتون زمان می‌گیره باید توی این مرحله مشخص بشه.
گام پنجم: زمان‌بندی بدنتون رو پیدا کنید.
قطعا شما هم تا حالا با کسانی روبه‌رو شدید که نیمه شب رو برای کارهای مهمی مثل درس خوندن یا کار کردن روی پروژه‌هاشون انتخاب می‌کنن. به این افراد میگن: Night person. در مقابل این گروه افرادی قرار دارن که سحرخیز هستن و توی ساعات اولیۀ روز، کارهای مهمشون رو انجام میدن یا به عبارتی،Morning person هستن.
هر چند بیش‌تر افراد جامعه توی این دو دسته قرار می‌گیرن، اما وجود دارن آدم‌هایی که زمان‌های دیگه رو برای کارهای اصلی انتخاب می‌کنن. این فرایند بستگی به سطح انرژی هر آدم در طول روز داره. شما با توجه به بدن و شرایط خودتون باید زمان‌هایی که انرژیتون در بالاترین سطح قرار داره رو پیدا کنید و کارهایی که برای رسیدن به موفقیتتون مهم‌تر هستن و نیاز به تمرکز بیشتری برای انجامشون وجود داره رو توی این زمان‌ها انجام بدید. همچین زمان‌هایی که با افت انرژی مواجه هستید رو هم مشخص کنید و در اون زمان‌ها استراحت کنید؛ خوراکی مناسبی مصرف کنید و کارهایی که نیازمند توجه کمتری هستن رو انجام بدید.
گام ششم: برنامه رو بنویسید.
دیگه کم‌کم وقت نوشتن برنامه رسیده. پس باید روزهای بی‌کاری و تعطیلی که تایم بیشتری دارید رو مشخص کنید. برای این کار بهتره یک تقویم تهیه کنید و روش علامت‌گذاری کنید. بهتره هر دو هفته، یک روز تعطیل داشته باشید. تقویم، دفتر، خودکار و اگر دوست دارید یک تخته برای اتاقتون آماده کنید تا بریم سراغ نوشتن برنامه.
اولویت بندی
برنامه شما براساس اهداف روزانه، ماهانه، سالانه و بلندمدت مدیریت میشه و همین روند در برنامه اجرا میشه. به‌طوری که شما در برنامه روزانتون به طور جزئی برنامه ریزی می‌کنید و یک سری اهداف روزانه رو محقق می‌کنید. در پایان هفته هم باید جوری عمل کرده باشید تا به هدف هفتگیتون رسیده باشید و در پایان ماه و سال هم همین‌طور. نقطه ابتدایی کل این فرایند برمی‌گرده به برنامه روزانه و درست انجام دادنش. پس منطقیه که سخت‌ترین قسمت برنامه‌ریزی، نوشتن برنامه روزانه باشه.
برای نوشتن برنامه روزانه باید برگردیم به روش قدیمی که در ابتدا انجام دادیم. از لیست کارهایی که برای موفقیت باید انجام داد یک سری کارها باید هر روز انجام بشن و توی کل هفته وجود دارن و برخی نیاز به تکرار همیشگی ندارن اما باید یک یا چند روز رو به اون‌ها اختصاص داد. کارهایی که در هفته آینده باید انجام بشن رو جدا کنید و با استفاده از تقویم برای هر کدوم یک روز رو در نظر بگیرید و با توجه به اولویت انجام هر کدوم، اون‌هارو لیست کنید.
پیدا کردن زمان‌های مناسب
برای زمان‌بندی کردن برنامه، لازمه که در ابتدا شما با توجه به گام چهارم، برنامه روزانه همیشگی مثل زمانی که در محل کار می‌گذرونید، رفت وآمد، رسیدگی به فرزند یا حیوون خونگی و… رو مشخص کنید و در جدول روزانه وارد کنید. با توجه به خونه‌های پر شده در جدول، زمان خالی شما خودش رو نشون میده. حالا باید با توجه به زمان‌بندی بدنتون، کارهای مهم‌تر رو در زمان‌های پرانرژی قرار بدید و همچنین استراحت یا فعالیت‌های کم‌اهمیت‌تر رو به زمان‌هایی که انرژی کمتری دارید اختصاص بدید.
شما باید طوری جدول روزانه رو پر کنید که ساعت‌هایی رو کاملا بی‌کار باشید تا در صورتی که از برنامه عقب موندید بتونید جبران کنید و به برنامه‌ریزیتون برگردید.
نوشتن لیست ToDo
وقتی کارهای روزانه و زمان‌بندی اون‌هارو برای یک هفته مشخص کردید، نوبت می‌رسه به تهیهToDo list . این لیست شامل کارهای روزانه شماست که توی جدول زمان قرار دارن و بعد از انجام هر کار باید کنارش تیک بزنید. این کار باعث میشه که شما حس خیلی خوبی از مسئولیت‌پذیری و انجام درست برنامتون داشته باشید و به انجام دادن ادامۀ اون تشویق بشید. همچنین باعث میشه کاری رو از قلم نندازید و اگر اتفاقی کنار بعضی کارها تیک نخورد سریع‌تر به فکر جبران اون توی وقت‌های آزاد بیفتید.
بهتره لیست هر روز رو در شب قبلش بنویسید. این جوری شما با یک پیش‌زمینۀ قبلی از خواب بیدار میشید و صبحتون کاملا هدفمند و بدون هدر دادن وقت و بی‌سردرگمی شروع میشه. در پایان هر روز لیست رو چک کنید و لیست روز بعد رو آماده کنید. البته فراموش نکنید که الویت‌بندی کارها در این لیست خیلی مهمه. در صورتی که کارهارو رندوم و بدون الویت انجام بدید ممکنه اوایل حس خوبی از تیک زدن مسئولیت‌ها داشته باشید اما بعد از مدتی احساس می‌کنید که این کار بی‌فایده‌ست و به هدفتون نزدیک نشدید.
جبران فعالیت‌های انجام نشده
همون‌طور که گفتم شما باید در برنامه روزانتون ساعت‌هایی کاملا خالی داشته باشید چون همیشه ممکنه اتفاق‌هایی پیش بیاد و زمان‌بندی رو تحت تاثیر قرار بده. حالا می‌خوام بگم در کنار این زمان‌ها در هر روز، شما باید از روزهای تعطیلی که به کمک تقویم مشخص کردید برای بررسی و جبران عقب موندگی‌های برنامتون استفاده کنید. بهتره این روزها در پایان هر هفته و ماه قرار داشته باشن تا بتونن اهداف روزانه و ماهانه رو به‌طور منظم پوشش بدن.
استفاده از تخته توی اتاق یا محل کار
داشتن این تخته و نوشتن اهداف ماهانه و سالانه روی اون و دیدن مکرر اون‌ها در طول روز باعث میشه تا ذهنتون به‌صورت خودکار متمرکز شه و راحت‌تر روی برنامتون بمونه و کارها خیلی بهتر پیش برن. همچنین قطعا این کار بر افزایش انگیزه و تلاشتون برای رسیدن به اهداف هم تاثیر خیلی خوبی داره.
در نهایت شروع هر کاری سخت‌ترین قسمتشه؛ می‌دونم که برنامه ریزی کردن و پایبند بودن به یک برنامه کار آسونی نیست؛ اما بهترین و مطمئن‌ترین راه برای موفقیته. حالا دیگه می‌دونید برای نزدیک شدن به اهداف باید چگونه برنامه ریزی کنیم. پس حتما شروعش کنید و تلاش کنید تا به خوبی انجامش بدید. اشتباه کردن، یکی از ویژگی‌های طبیعی ماست پس ازش نترسید و باهاش کنار بیاید. در نهایت این شما هستید که ازش درس می‌گیرید و موفق میشید. امیدوارم این مطلب براتون مفید بوده باشه و با برنامه ریزی صحیح به تمام اهداف خوبتون برسید.
